M社は，テレビ番組で商品を紹介し，電話で注文受付を行う通信販売の会社である。M社は，一部地域を除き，東日本エリアと西日本エリア向けに別々のテレビ番組を放送し，地域に関連した商品を紹介して，東西それぞれの電話受付センタで注文受付を行っている。 M社では来年度の施策として，売上増加を目的に，全国ネットのテレビ番組に変更して新たに数量限定の商品を特別価格で提供する特売コーナを設けることと，運用コスト削減を目的に，電話受付センタを1か所に集約することを計画している。 M社の企画部門のYさんは，運用管理部門から電話受付センタの運用データを，販売部門から商品情報をそれぞれ入手し，M社で計画している施策について，実施した場合の効果を〔効果予測する項目〕に従って検討するように上司から指示された。 また，入手する運用データ及び商品情報は社外秘の情報であり，M社の社外秘の情報の取扱いを定めた〔データ管理要領〕に従って取り扱うように指示された。 〔効果予測する項目〕 来年度の施策による効果を，次の項目について試算する。 ① 電話受付センタを集約することで削減可能なオペレータ数と削減費用 ② 特売コーナの新設で増加する利益 なお，来年度の施策によって1日の平均電話受付件数は，現在の東西の両電話受付センタで受け付けている件数の合計の5%増になるものとする。 〔データ管理要領〕 データを受領した場合，データの格納された媒体の種類，媒体の個数，受領日，使用目的，使用期間，保管方法，廃棄・返却予定日をデータ管理簿に記載し，後日，受領したデータの取扱内容を追跡可能にすること。 運用管理部門，販売部門から受領したデータを〔データ管理要領〕に沿って取り扱うとき，データの取扱いに関する記述として，適切でないものはどれか。
平成26年度 春期 ITパスポート試験 問85
この問題の解説と、これまでの解答の記録です。
問 85
不正解ア
適切な取扱いなので「適切でないもの」には当たらない。内容が同じデータでも、CD-R と USB メモリという媒体の現物は2つあり、どちらも管理・返却・廃棄の対象になる。2種類の媒体を受領したことを管理簿に記録しておけば、片方だけ返却して片方が手元に残ってしまうといった管理漏れを防げる。むしろ媒体ごとに記録するのが望ましい対応である。
- イ
正解 正解はイ。「適切でないものはどれか」と問う否定形の設問である点にまず注意する。データ管理簿 (受領したデータの台帳) は、データを受領してから使用し、返却または廃棄するまでの一連の流れを追跡するために作る。だからデータを受領した時点で、いつ・誰から・どのデータを・どの媒体で・何の使用目的で受け取ったかを記録するのが原則である。イでは、受領したデータが想定した使用目的を果たせないと分かって返却しているが、返却するまでの間そのデータは確かに運用管理部門の手元に存在していた。「使用する前だったから」というのは記録を省略してよい理由にはならず、受領した事実と返却した事実の両方を記録しなければならない。記録を残さないと、そのデータが一時的に自部門にあったことを誰も追跡できず、後から紛失や漏えいの疑いが生じたときに所在や受渡しの経路を確認できなくなる。したがってイの取扱いが適切でない。
不正解ウ
適切な取扱いなので「適切でないもの」には当たらない。管理簿に記載した使用目的以外にデータを使うことは目的外利用であり、そのまま使ってはならない。いったんデータを返却したうえで、改めて新しい使用目的でデータを受領し直し、その内容を管理簿に記録すれば、管理簿の記載と実際の使用目的が一致した状態を保てる。手順としてはやや回りくどく見えるが、要領に沿った正しい対応である。
不正解エ
適切な取扱いなので「適切でないもの」には当たらない。取得依頼を出しただけで、受領する前に依頼を取り消しているため、データは一度も運用管理部門の手元に届いていない。データ管理簿は受領したデータの所在を管理する台帳であり、受領事実が存在しない以上、記録すべき対象がない。実際に受領したうえで記録しなかったイとは、この「受領したか否か」という一点で決定的に異なる。
- データ管理簿は、受領 → 使用 → 返却・廃棄というデータのライフサイクルを追跡するための台帳である。受領した事実は、実際に使用したかどうかにかかわらず必ず記録し、返却や廃棄も同様に記録する。逆に、受領していないデータ (依頼を取り消した場合など) は記録の対象外となる。
- 受領したデータは、管理簿に記載した使用目的の範囲内でだけ使う (目的外利用の禁止)。目的を変える場合は、返却して受領し直すなどして管理簿の記載と実際の利用を一致させる。これらは個人情報保護法などで求められる安全管理措置の考え方とも共通する。