広告代理店の A 社では，申請者が経理部に回付した交通費精算伝票（以下，伝票という）を使って，顧客訪問時に発生した交通費の精算業務を行っている。 〔現在の交通費精算業務の流れ〕 （1）申請者は，伝票に申請者名，社員番号，経費科目，顧客番号，利用日，利用区間，金額及び合計金額を記入する。押印後，事務担当者に回付する。 （2）事務担当者は，申請内容を精査し，誤りがなければ伝票を承認者に回付する。誤りがあれば，伝票を申請者に差し戻す。 （3）承認者は，承認又は否認の決裁を行う。内容が適切であった場合には承認して，事務担当者に回付する。内容が適切でなければ否認して，申請者に差し戻す。 （4）（2）又は（3）で差し戻された場合，申請者は伝票を修正し，再度事務担当者に回付する。 （5）事務担当者は，承認者から回付された当日分の承認済み伝票を取りまとめ，伝票番号を採番し，経理部に回付する。 （6）経理担当者は，事務担当者から回付されてきた承認済み伝票の支払処理を行う。 交通費精算を効率よく行うために，データベースを活用して，次に示す機能要件の交通費精算システム（以下，精算システムという）を構築することにした。 〔精算システムの機能要件の一部〕 （1）社員番号でログオンする。社員番号によって，社員表から申請者名を抽出し，申請画面の共通項目として設定する。 （2）申請画面の明細として，顧客番号，利用日，利用区間と金額を入力する。1回の申請で複数の顧客訪問に対する明細が入力できる。また，合計金額の算出，経費科目の設定及び伝票番号の自動採番を行う。ここで経費科目として，交通費を自動設定する。 （3）申請後，事務担当者が精査を行い，自動的に承認者に通知が行く。承認者は決裁画面で承認か否認かを選択する。 （4）支払画面で承認済み申請を社員ごとに集計し，支払金額を算出する。 精算システムの導入前と導入後について，各担当者の作業時間をサンプリングしたところ，次のような結果となった。この結果に基づいて，A社の1か月当たりの全体の作業短縮時間を求めると何時間になるか。ここで，A社の1か月の営業日は20日とし，A社の1日の平均申請回数は10回とする。 〔サンプリングの結果〕 (1) 申請者は，1回の申請で12分掛かっていたものが3分に短縮された。 (2) 事務担当者全体では，1日の交通費精算業務に関わる作業が，48分から16分に短縮された。 (3) 承認者は，1回の申請での承認が72秒から12秒に短縮された。 (4) 経理担当者全体では，1か月の交通費精算業務に関わる作業が，13時間から1時間に短縮された。
平成26年度 秋期 ITパスポート試験 問100
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問 100
Incorrectア
29 comes from mistaking the applicant's saving in (1) for a per-day figure instead of a per-application figure and forgetting to multiply by the 10 cases per day. If you compute 9 minutes × 20 days = 180 minutes, you get 180 + 640 + 200 + 720 = 1,740 minutes = 29 hours. Item (1) states that what used to take 12 minutes for one application was reduced to 3 minutes, so it is given per case; you must multiply by the 10 cases processed per day as well as by the 20 business days.
Incorrectイ
44 comes from leaving the accounting staff's 12-hour saving in (4) (= 720 minutes) out of the total: 1,800 + 640 + 200 = 2,640 minutes = 44 hours. Only item (4) is given in hours, and it is a monthly figure with a different granularity from the other items, so it is easy to overlook. However, the question asks for company A's total monthly reduction in work time, so the savings of all four parties (applicant, clerical staff, approver, and accounting staff) must be added together.
- ウ
正解 The correct answer is ウ (56), with the unit being hours. The key to this type of question is to tell whether each figure is a reduction per application (per case) or a reduction for a whole day or a whole month, and then multiply by the right number of times. First, fix the number of cases. Ten applications are processed per day and there are 20 business days per month, so the monthly number of applications is 10 × 20 = 200. Next, convert items (1) to (4) into monthly reductions. (1) The applicant saves 12 − 3 = 9 minutes per application, and this happens for every application, so 9 minutes × 200 cases = 1,800 minutes. (2) The clerical staff as a whole saves 48 − 16 = 32 minutes per day, so you do not multiply by the number of cases; you multiply only by the business days: 32 minutes × 20 days = 640 minutes. (3) The approver saves 72 − 12 = 60 seconds = 1 minute per approval, and approval also happens for every application, so 1 minute × 200 cases = 200 minutes. (4) The accounting staff as a whole saves 13 − 1 = 12 hours per month; this is already a monthly figure, so use it as is: 12 hours = 720 minutes. Finally, adding them up gives 1,800 + 640 + 200 + 720 = 3,360 minutes, and dividing by 60 gives 3,360 ÷ 60 = 56 hours. Therefore ウ is correct. Because minutes, seconds, and hours are mixed in this question, converting everything to minutes first, adding, and converting back to hours at the end helps prevent calculation mistakes.
Incorrectエ
152 comes from additionally multiplying the clerical staff's saving in (2) by the 10 cases per day, which must not be done. If you compute 32 minutes × 10 cases × 20 days = 6,400 minutes, you get 1,800 + 6,400 + 200 + 720 = 9,120 minutes = 152 hours. Item (2) states that for the clerical staff as a whole the daily work was reduced from 48 minutes to 16 minutes, so the 32 minutes is already an aggregated figure for one whole day; you only need to multiply it by the 20 business days.
- In questions asking for the effect of reducing work time, always distinguish whether each figure is per case (per occurrence), for a whole day, or for a whole month. If it is per case, multiply by cases per day × business days; if it is for a whole day, multiply only by business days; if it is for a whole month, use it as is. Change the multiplier according to the category.
- When a question mixes minutes, seconds, and hours, first convert everything to a single unit (minutes here), then add them up, and finally convert back to the unit required by the answer. Missing conversions such as 72 seconds − 12 seconds = 60 seconds = 1 minute, or 13 hours − 1 hour = 12 hours = 720 minutes, are a typical cause of lost points.