X社の人事部のFさんは,社員の満足度調査を,電子メール(以下,メールという)を利用して実施するように上司から指示された。調査は,ワープロソフトで作成した満足度調査用のアンケート文書を,メールに添付して回答してもらう方法で行うことにした。 Fさんが上司から指示された事項は,次のとおりである。 (1) メール本文中に満足度調査の目的,対象者,回答方法,期限を明記する。 (2) アンケート文書をメールに添付して,全社員にアンケートの依頼メールをFさんから出す。アンケートの回収は,回答したアンケート文書をメールに添付してFさん宛てに返信してもらう。期限は,翌月の月末とする。 (3) アンケートは,全社員の90%以上に回答してもらいたいので,期限の2営業日前に,未回答の社員に対して個別に督促メールを出す。 (4) 返信されたメールを基に,回答者を社員リストでチェックする。 (5) 回答されたアンケート文書は,サーバにある人事部だけが参照できるアンケート用の共有フォルダ(以下,共有フォルダという)に,回答者の部署別に,社員が識別できるファイル名で保存する。アンケートの回答メールは,集計が終了するまで他の受信メールと分けて保管しておく。 Fさんは,上司から指示された事項を満たすように,社員へアンケートを依頼するためのメール本文を作成した。aに入れる記述として,適切なものはどれか。 この度,職場環境を改善するために,満足度調査を実施することになりました。 対象者は,全社員です。 a 。 期限は,来月の末日です。ご協力をお願いいたします。 本件に関するお問合せは,人事部担当のFまでご連絡ください。
平成25年度 春期 ITパスポート試験 問85
この問題の解説と、これまでの解答の記録です。
問 85
不正解ア
「記入内容に間違いがないようにお願いいたします」は、記入時の注意を促しているだけで、どの文書に回答を書き、それをどこへどうやって提出するのかという肝心の手順を何も伝えていない。これを空欄aに入れても回答方法は不明のままなので、受け取った社員は回答を返すことができず、依頼メールとして成立しない。注意喚起の一文としては誤りではないが、空欄aが担うべき役割 (欠けている回答方法の明示) を果たしていない点で不適切である。
不正解イ
「回答期限の2日前に、回答がない方へ督促メールを送信いたします」は、依頼する側の今後の運用予定を予告しているだけで、回答方法の説明にはなっていない。督促は未回答者に対して個別に行う人事部側の作業であり、全社員宛ての依頼メール本文に必ず書くべき要素ではない。さらに中問Aで上司が指示しているのは「期限の2営業日前」に督促を出すことであり、営業日を単なる日数に置き換えた「回答期限の2日前」という記述は、指示された事項とも一致しない。
- ウ
正解 正解はウ。アンケートの依頼メールの本文には、調査の目的、対象者、回答方法、期限の四つを漏れなく書く必要がある (本問が属する中問Aで、上司からFさんに指示された事項の第一項でもある)。示されたメール本文を要素ごとに消し込んでいくと、目的は「職場環境を改善するために、満足度調査を実施することになりました」、対象者は「対象者は、全社員です」、期限は「期限は、来月の末日です」でそれぞれ満たされており、末尾には問合せ先も書かれている。つまり、四要素のうち唯一書かれていないのが回答方法であり、空欄aはそこを埋める位置にある。ウの「添付のアンケート文書に回答を記入し、このメールの返信メールに添付して送信してください」は、どこに回答を書くのか (メールに添付されているアンケート文書) と、どうやって提出するのか (この依頼メールへの返信に添付して送る) を両方とも具体的に伝えており、回答方法の記述として過不足がない。返信機能を使わせる指示になっているため、社員が宛先アドレスを打ち間違える心配がなく、回収する側も回答メールを確実にFさん宛てに集められるという実務上の利点もある。
不正解エ
「全社員が対象ですので、期限を必ず守るようにお願いいたします」は、前半が直前の「対象者は、全社員です」の言い換えにすぎず、後半も直後の「期限は、来月の末日です。ご協力をお願いいたします」と内容が重なっている。つまり既に書かれている情報を繰り返しているだけで、新たな情報を一つも追加していない。これを入れても回答方法は欠けたままであり、しかも重複によって本文が冗長になるため、空欄aに入れる記述としては適切でない。
- 依頼メールの本文には、目的、対象者、回答方法、期限の四要素を明記するのが基本である。この種の空欄補充問題は、本文に既に書かれている要素を順に消し込んでいき、唯一欠けている要素を補う選択肢を選ぶ、という手順で確実に解ける。
- アンケートをメール添付で回収する場合は、回答を記入する対象 (添付のアンケート文書) と提出の手順 (依頼メールへの返信に添付して送る) まで具体的に指示する。返信メールを使わせれば宛先の書き間違いを防げ、回収漏れのチェックもしやすくなる。