広告代理店の A 社では，申請者が経理部に回付した交通費精算伝票（以下，伝票という）を使って，顧客訪問時に発生した交通費の精算業務を行っている。 〔現在の交通費精算業務の流れ〕 （1）申請者は，伝票に申請者名，社員番号，経費科目，顧客番号，利用日，利用区間，金額及び合計金額を記入する。押印後，事務担当者に回付する。 （2）事務担当者は，申請内容を精査し，誤りがなければ伝票を承認者に回付する。誤りがあれば，伝票を申請者に差し戻す。 （3）承認者は，承認又は否認の決裁を行う。内容が適切であった場合には承認して，事務担当者に回付する。内容が適切でなければ否認して，申請者に差し戻す。 （4）（2）又は（3）で差し戻された場合，申請者は伝票を修正し，再度事務担当者に回付する。 （5）事務担当者は，承認者から回付された当日分の承認済み伝票を取りまとめ，伝票番号を採番し，経理部に回付する。 （6）経理担当者は，事務担当者から回付されてきた承認済み伝票の支払処理を行う。 交通費精算を効率よく行うために，データベースを活用して，次に示す機能要件の交通費精算システム（以下，精算システムという）を構築することにした。 〔精算システムの機能要件の一部〕 （1）社員番号でログオンする。社員番号によって，社員表から申請者名を抽出し，申請画面の共通項目として設定する。 （2）申請画面の明細として，顧客番号，利用日，利用区間と金額を入力する。1回の申請で複数の顧客訪問に対する明細が入力できる。また，合計金額の算出，経費科目の設定及び伝票番号の自動採番を行う。ここで経費科目として，交通費を自動設定する。 （3）申請後，事務担当者が精査を行い，自動的に承認者に通知が行く。承認者は決裁画面で承認か否認かを選択する。 （4）支払画面で承認済み申請を社員ごとに集計し，支払金額を算出する。 交通費精算業務の流れを示す図を作成した。流れ図中の a～c に入れる字句の適切な組合せはどれか。 業務フロー図（担当者の列：申請者／事務担当者／承認者／経理担当者） - 申請者：「申請」→「伝票」 - 申請者の「伝票」→ 事務担当者の処理「a」 - 「a」から，申請者の「伝票」へ戻る経路と，承認者の「伝票」へ進む経路に分岐する - 承認者：「伝票」→ 承認者の処理「b」 - 「b」→ 事務担当者の「伝票」→ 事務担当者の処理「c」 - 「c」→ 経理担当者の「伝票」→「支払処理」 注記 網掛けの部分は，表示していない。
平成26年度 秋期 ITパスポート試験 問97
この問題の解説と、これまでの解答の記録です。
問 97
不正解ア
a を「採番」としていますが、a には申請者へ差し戻す分岐があります。番号を振るだけの作業に差し戻しの分岐は生じないので a は精査でなければ図と合いません。また c を「修正」としていますが、c は決裁済み伝票を経理担当者へ回す直前の事務担当者の処理であり、この段階で伝票を直すのは不自然です（修正は差し戻し先である申請者列の網掛け部分の作業です）。
不正解イ
a を「修正」としていますが、修正するのは不備を指摘された申請者であって、伝票を受け取った直後の事務担当者ではありません。図でも a の出口が差し戻しと承認へ分岐しており、これはチェック（精査）の結果を振り分ける形です。b：決裁、c：採番は正しいものの、a が誤りなので組合せとして不適切です。
- ウ
正解 正解はウ（a：精査、b：決裁、c：採番）です。図は列が担当者を表す業務フロー図（スイムレーン図）で、伝票が誰の手で何をされるかを追えば決まります。まず a は事務担当者の処理で、その出口が二方向に分かれ、一方は申請者の「伝票」へ戻り、もう一方は承認者の「伝票」へ進みます。つまり a は提出された伝票の内容を確かめ、不備があれば申請者へ差し戻し、問題なければ承認へ回す処理なので「精査」が入ります（差し戻された伝票は申請者列の網掛け部分で直され、再び a に戻る経路が図にあります）。次に b は承認者の列に置かれた処理なので、伝票の内容を認めて支払を認可する「決裁」です。最後に c は、決裁済みの伝票を再び受け取った事務担当者の処理で、その出力は経理担当者の「伝票」→「支払処理」へ流れます。支払前に伝票を管理番号で一意に識別できるようにする作業がここに来るので「採番」が入ります。以上より a：精査／b：決裁／c：採番の組合せとなります。
不正解エ
a：精査は正しいですが、b を「採番」としている点が誤りです。b は承認者の列にある処理なので、承認者が行うべきは決裁であり、伝票番号を振る事務作業ではありません。さらに c を「修正」としていますが、c の直後は経理担当者の支払処理であり、決裁が済んだ伝票をここで修正する流れにはなりません。
- 業務フロー図（スイムレーン図）は縦の列が担当者、ボックスが処理、伝票などの記号がやり取りされるデータを表す。空欄を埋めるときは「誰の列にあるか」と「出口がどこへ分岐するか」の二点から処理内容を特定する。
- 交通費精算の定型的な流れ＝申請 → 事務担当者が精査（不備は申請者へ差し戻して修正）→ 承認者が決裁 → 事務担当者が採番 → 経理担当者が支払処理。精査（内容確認）・決裁（承認）・採番（管理番号付与）の役割の違いを押さえる。