広告代理店の A 社では，申請者が経理部に回付した交通費精算伝票（以下，伝票という）を使って，顧客訪問時に発生した交通費の精算業務を行っている。 〔現在の交通費精算業務の流れ〕 （1）申請者は，伝票に申請者名，社員番号，経費科目，顧客番号，利用日，利用区間，金額及び合計金額を記入する。押印後，事務担当者に回付する。 （2）事務担当者は，申請内容を精査し，誤りがなければ伝票を承認者に回付する。誤りがあれば，伝票を申請者に差し戻す。 （3）承認者は，承認又は否認の決裁を行う。内容が適切であった場合には承認して，事務担当者に回付する。内容が適切でなければ否認して，申請者に差し戻す。 （4）（2）又は（3）で差し戻された場合，申請者は伝票を修正し，再度事務担当者に回付する。 （5）事務担当者は，承認者から回付された当日分の承認済み伝票を取りまとめ，伝票番号を採番し，経理部に回付する。 （6）経理担当者は，事務担当者から回付されてきた承認済み伝票の支払処理を行う。 交通費精算を効率よく行うために，データベースを活用して，次に示す機能要件の交通費精算システム（以下，精算システムという）を構築することにした。 〔精算システムの機能要件の一部〕 （1）社員番号でログオンする。社員番号によって，社員表から申請者名を抽出し，申請画面の共通項目として設定する。 （2）申請画面の明細として，顧客番号，利用日，利用区間と金額を入力する。1回の申請で複数の顧客訪問に対する明細が入力できる。また，合計金額の算出，経費科目の設定及び伝票番号の自動採番を行う。ここで経費科目として，交通費を自動設定する。 （3）申請後，事務担当者が精査を行い，自動的に承認者に通知が行く。承認者は決裁画面で承認か否認かを選択する。 （4）支払画面で承認済み申請を社員ごとに集計し，支払金額を算出する。 精算システムを導入しても, 事務担当者が精査する現在の申請内容のうち, 精査を廃止できないものはどれか。
平成26年度 秋期 ITパスポート試験 問98
この問題の解説と、これまでの解答の記録です。
問 98
※ この問題は、解説作成時の検算で公表解答を確認しきれませんでした。判定は IPA 公表の解答どおりです。
不正解ア
経費科目は精査を廃止できます。機能要件(2)に「経費科目の設定」を行い「経費科目として、交通費を自動設定する」と明記されており、申請者が科目を選んだり書いたりしません。システムが必ず同じ値を入れるので誤りが混入せず、事務担当者が確認する必要はなくなります。
不正解イ
合計金額も精査を廃止できます。現在は申請者が明細の金額を自分で足し算して合計金額を記入するため計算ミスが起こり得ますが、機能要件(2)でシステムが「合計金額の算出」を行うと定められています。入力された明細から機械的に集計されるので、足し算の検算という精査は不要になります。
不正解ウ
申請者名と社員番号も精査を廃止できます。機能要件(1)に「社員番号でログオンする。社員番号によって、社員表から申請者名を抽出し、申請画面の共通項目として設定する」とあり、本人がログオンした社員番号と、それに対応する社員表上の氏名が自動的に入ります。手書きによる書き間違いや他人の番号の記入といった誤りが構造的に発生しないため、突き合わせ確認は不要です。
- エ
正解 正解は エ（明細の利用区間に対する金額）です。この問は中問D の前提、すなわち〔現在の交通費精算業務の流れ〕で申請者が伝票に記入する項目（申請者名、社員番号、経費科目、顧客番号、利用日、利用区間、金額、合計金額）と、〔精算システムの機能要件の一部〕とを突き合わせて考えます。機能要件では、社員番号でログオンすると社員表から申請者名が自動的に抽出されて申請画面に設定され、明細を入力すると合計金額の算出、経費科目（交通費）の設定、伝票番号の自動採番がシステム側で行われます。つまりこれらの項目はシステムが機械的に生成するので、人が書き間違える余地がなくなり、事務担当者が目で確かめる精査は不要になります。これに対し、明細の利用区間とその区間に対する金額は、機能要件(2)で「申請画面の明細として顧客番号、利用日、利用区間と金額を入力する」とあるとおり、申請者が自分で手入力する項目です。そして機能要件のどこにも、入力された区間の運賃を運賃データと突き合わせて検算する仕組みは書かれていません。したがって「この区間の運賃としてこの金額が妥当か」はシステムでは判定できず、事務担当者による精査を廃止できません。よって エ が正解です。
- 業務のシステム化（BPR・ワークフロー導入）で削減できるのは、システムが自動生成・自動計算する項目に対するチェック作業である。人が判断して手入力する内容の妥当性チェックは、それを検証する機能を作らない限り残る。どの作業が本当に減るのかは、機能要件と現行業務の作業項目を一対一で突き合わせて見極める。
- 機能要件に書かれていない処理は、システムは行わないものとして考えるのが要件定義の読み方の基本。ここでは運賃データとの照合機能が要件に無いので、利用区間に対する金額の正しさは人が判断せざるを得ない。