オフィスツールとソフトウェアパッケージ

ソフトウェアパッケージは、多くの利用者に共通する用途を想定してあらかじめ作られ、完成品として販売・提供されるソフトウェアである。

文書作成や表計算のようなオフィスツールもこれに含まれ、購入してインストールすれば、比較的すぐに使い始められる。自社の業務に合わせて一から作る個別開発と比べると、開発の費用と期間を抑えられる反面、業務の進め方と合わない部分が残ることがある。

たとえ注文住宅ではなく建売住宅を買うようなもの。間取りを一から決める手間と費用はかからないが、暮らし方に合わない部屋は住み方の工夫で補うことになる。

覚え方パッケージは「包装された商品」。箱に入って店頭に並ぶ既製品の姿を思い浮かべる。

この用語の過去問 2 題 ソフトウェアパッケージ →

表計算ソフトは、行と列で区切られたセルに数値や式を入れ、集計・分析・グラフ化を自動で行うソフトウェアである。

セルは列の英字と行の数字の組 (例: B2) で指し、式にこの番地を書くと、そのセルの値を使って計算する。式を複写したときに番地が移動した分だけずれる書き方を相対参照、$ を付けて列と行を動かさない書き方を絶対参照といい、列と行の片方だけに $ を付ける複合参照もある。IF は、条件、条件が成り立つときの値、成り立たないときの値の順に書き、条件の真偽に応じてどちらか一方の値を返す関数で、ほかにも条件に合うセルを数える条件付個数などを式に組み込める。

たとえ方眼紙の家計簿で、どこかの数字を書き直すたびに合計欄が自動で計算し直されるようなもの。

覚え方英語の spreadsheet は、帳簿を見開きに広げた (spread) 大きな集計用紙が由来。

この用語の過去問 3 題 表計算ソフト →

文書作成ソフト (ワープロソフト) は、文章を入力・編集し、体裁を整えて報告書や案内状などの文書に仕上げるソフトウェアである。

文字の書体や大きさ、段落の配置を決める書式設定、語句をまとめて入れ替える置換、表や画像の挿入などを使って、読みやすい紙面を作る。日本語の文書では、行の先頭や末尾に置かない決まりのある文字の位置を自動で直す禁則処理が働く。よく行う一連の操作を記録しておき、まとめて自動で実行させるマクロも備えている。

たとえ清書係と印刷所の組版係を、机の上の 1 台に同居させたようなもの。

覚え方ワープロは word processor の略。言葉 (word) を加工する (process) 道具と読める。

この用語の過去問 2 題 文書作成ソフト →

プレゼンテーションソフトは、発表のためのスライドを作り、聞き手の前で 1 枚ずつ映しながら説明するためのソフトウェアである。

1 枚のスライドに見出し・箇条書き・図・グラフを配置し、発表のときはスライドショーとして順に全画面で表示する。スライドの切り替え効果や、文字や図を順に出すアニメーションを付けられる。紙面やスライドに貼り込んで見た目を補う既製のイラスト素材はクリップアートと呼ばれ、素材集などから選んで使う。

たとえ話の順に 1 枚ずつめくって見せる説明用のフリップを、画面の上で作って映すようなもの。

覚え方present は「目の前に差し出す」。聞き手の目の前に資料を掲げて見せる場面を思い出す。

この用語の過去問 1 題 プレゼンテーションソフト →

Webブラウザは、インターネット上のWebページを開いて画面に表示し、閲覧できるようにするソフトウェアである。

見たいページは、Web 上の住所にあたる URL を入力するか、ページ内のリンクを選んで開く。よく見るページを登録しておくブックマークや、閲覧したページを記録する履歴の機能もある。

たとえ住所を告げると、その場所から資料を取り寄せて目の前に広げてくれる受付係のようなもの。

覚え方browse は「店先を見て回る、拾い読みする」という英語。ページからページへ見て回る道具と覚える。