問46
頻出度★★★
プロジェクトマネージャが行うプロジェクト関係者とのコミュニケーションに関する記述のうち, 最も適切なものはどれか。
平成22年度 春期 ITパスポート試験 問46
マネジメント系プロジェクトマネジメント › プロジェクトマネジメント
この問題の解説と、これまでの解答の記録です。
解説
問 46
- ア
正解 正解はア。プロジェクトマネージャの重要な仕事の一つが、プロジェクト関係者（ステークホルダ）との情報のやり取りを設計する「プロジェクトコミュニケーションマネジメント」である。ここでは「どのような報告を（内容）」「いつ（頻度・時期）」「だれに対して（報告先）」「どのような方法で（会議・文書・メールなど）」行うかを、プロジェクトの開始時点＝計画段階であらかじめ決め、コミュニケーション計画として関係者と合意しておく。開始時に取り決めておけば、報告漏れや伝達ミス、関係者ごとの認識のずれを防げ、問題が起きたときのエスカレーション経路も明確になる。逆に、進行中に場当たり的に決めていては、必要な情報が必要な人に届かず、プロジェクトの状況把握と意思決定が遅れる。したがってアが最も適切である。
不正解イ
誤り。開発担当者が作成した進捗報告をそのまま発注者へ渡すのは不適切。担当者の報告は個々の作業視点で書かれており、粒度も表現もばらばらで、見積りの甘さや報告漏れが含まれることもある。プロジェクトマネージャは各担当者の報告内容を確認・検証したうえで、プロジェクト全体としての進捗・課題・リスクに整理し、発注者が判断できる形にまとめて報告する責任を負う。
不正解ウ
誤り。口頭は迅速だが、記録が残らず「言った・言わない」が生じやすく、伝達内容の正確さも保証されない。決定事項・指示・進捗などは文書やメール、課題管理表などに残し、後から確認・追跡できるようにするのが原則である。迅速性が必要な場面で口頭を併用することはあっても、口頭だけで済ませるという方針は適切ではない。
不正解エ
誤り。コミュニケーションの方法・範囲・頻度は、プロジェクトの規模や関係者の役割・関心度に応じて決めるべきもの。規模にかかわらず毎回、内外の関係者全員を集める会議を開くのは、多くの参加者にとって不要な時間を奪い、コストと工数の無駄になる。必要な情報を必要な関係者に適切な手段で届けるよう、報告先と会議体を使い分けるのが適切である。
ここがポイント
- プロジェクトコミュニケーションマネジメント: 「何を・いつ・だれに・どのような方法で」報告するかをプロジェクト開始時（計画段階）に定め、コミュニケーション計画として関係者と合意しておく。
- 報告はプロジェクトマネージャが内容を確認・整理してから行い、決定事項は記録に残す。会議や報告の範囲・頻度はプロジェクトの規模や関係者の関心度に応じて使い分ける。
用語