問12
頻出度★★★
社内の決裁申請手続の迅速化と省力化を狙いとして導入するシステムはどれか。
平成25年度 春期 ITパスポート試験 問12
ストラテジ系システム戦略 › 業務プロセス
この問題の解説と、これまでの解答の記録です。
解説
問 12
不正解ア
MRP (Material Requirements Planning、資材所要量計画) システムは製造業の生産管理で使われる。製品の生産計画と部品構成表 (BOM)、在庫量から、どの部品をいつ・いくつ調達または製造すべきかを計算し、発注や製造の指示につなげる仕組みである。対象は資材と在庫の計画であって、社内の決裁申請や承認の回付を扱うものではない。
不正解イ
POS (Point Of Sales、販売時点情報管理) システムは、小売店のレジで商品を販売したその時点で、商品名・数量・金額・時刻などの販売データを読み取って収集し、売上集計や在庫管理、売れ筋・死に筋の分析に活用する仕組みである。店頭の販売実績を把握するためのもので、社内の申請書を承認者へ回すための仕組みではない。
不正解ウ
SFA (Sales Force Automation、営業支援システム) は、顧客情報、商談の進捗、訪問履歴、案件ごとの受注確度といった営業活動の情報を組織で共有し、営業担当者の活動を効率化して受注につなげることを狙うシステムである。効率化の対象はあくまで営業活動であり、決裁申請手続そのものを電子化して承認経路に沿って回付する機能を目的としたものではない。
- エ
正解 正解はエ「ワークフローシステム」。ワークフロー (workflow) とは、申請書が担当者から上長、さらに関係部門へと回されて承認・決裁に至るまでの一連の業務の流れそのものを指す。ワークフローシステムは、この流れをコンピュータ上で再現するシステムで、紙の申請書を電子化した申請フォームと、あらかじめ定義した承認経路 (誰が、どの順番で、いくらまで承認するか) をもとに、申請内容を次の承認者へ自動的に回付する。承認者は自席の端末から内容を確認して承認・却下でき、書類を持ち回る移動や押印待ちが不要になるので決裁までの時間が短くなる (迅速化)。また、書類の作成・複写・搬送・保管や、今どこで止まっているかを探す手間が減り、進捗状況も画面で追跡できるため事務工数が下がる (省力化)。設問がいう「社内の決裁申請手続の迅速化と省力化」は、まさにワークフローシステム導入の代表的な目的であり、エが正しい。
ここがポイント
- ワークフローシステム: 稟議書・経費精算・休暇届などの申請書を電子化し、あらかじめ定義した承認経路に従って自動的に次の承認者へ回付するシステム。書類の持ち回りや押印待ちが不要になるため決裁の迅速化につながり、書類作成・搬送・保管や進捗確認の手間が減るため省力化にもなる。承認の履歴が記録に残り、内部統制の面でも有効である。
- 業務システムは略語と対象業務をセットで覚える。MRP は生産管理 (資材所要量の計算)、POS は小売の販売時点情報管理、SFA は営業活動支援、ワークフローは社内の申請・承認手続。設問文にある業務領域を示すキーワード (本問では「決裁申請手続」) がどのシステムの守備範囲かで判断する。
用語