本ユニットでは、業務の現状を図で可視化するモデリング記法(E-R図・DFD・BPMN)と、可視化した業務プロセスを改善・管理・自動化する考え方(BPR・BPM・ワークフロー・RPA)を学びます。業務プロセスは試験で頻出の分野で、各記法・手法が「何を表す/何をする」のかを区別できることが得点の鍵です。
実体(エンティティ)と関連でデータ構造を表す図。
E-R図(Entity-Relationship図)は、業務で扱うデータを「実体(エンティティ)」と、実体どうしの「関連(リレーションシップ)」で表現する図です。例えば「顧客」と「注文」という実体を線でつなぎ、両者の関係を示します。 データの「構造」を表す静的なモデルで、データの「流れ」を表すDFDとの違いが試験で問われます。データベース設計の出発点としても使われ、実体・関連という2つの構成要素を押さえておくことが重要です。
たとえ町の住人(実体)どうしの「親子」「夫婦」といったつながりを線で結んだ家系図のようなもの。誰と誰がどう関係するかという構造を一目で示します。
記憶フックE-R図といえば実体と関連でデータ構造を表す図
データの流れと処理・蓄積を表す業務分析の図。
DFD(Data Flow Diagram、データフロー図)は、業務の中でデータがどこからどこへ、どの処理を通って流れるかを表す図です。「処理(プロセス)」「データの流れ(矢印)」「データストア(蓄積)」「外部(源泉・吸収)」の4つの要素で描きます。 データの「構造」を表すE-R図に対し、DFDはデータの「流れ・動き」を表す点が大きな違いで、試験で対比して問われます。業務プロセスを分析・可視化する代表的な記法として、構成要素とともに覚えておきましょう。
たとえ工場で材料(データ)が各工程(処理)を通り、倉庫(蓄積)に入りながら流れていく様子を矢印で描いた工程図のようなものです。
記憶フックDFDといえばデータの流れを表す図
業務プロセスを統一記法で図示するビジネス向け表記法。
BPMN(Business Process Model and Notation)は、業務プロセスの流れを、開始・終了・作業(タスク)・分岐・並行などの統一された記号で表す表記法です。誰が見ても同じ意味に読めるよう国際的に標準化されています。 E-R図やDFDより、業務の手順(プロセス)そのものを詳細かつ専門的に描くのに向いています。試験では「業務プロセスを記述・可視化するための標準的な表記法」であることを押さえておけば十分です。フローチャートを業務用に体系化・標準化したものとイメージすると分かりやすいです。
たとえ料理のレシピを、誰が作っても同じ手順になるよう、共通の記号で書いた「標準化された作業手順書」のようなものです。
記憶フックBPMNといえば業務プロセスを標準記法で図示する表記法
業務プロセスを抜本的に見直し再構築する改革手法。
BPR(Business Process Reengineering、業務プロセス再構築)は、既存の業務のやり方を前提とせず、業務プロセスを根本から見直して抜本的に作り直す改革の考え方です。部分的な改善ではなく、プロセス全体をゼロベースで再設計します。 継続的に少しずつ改善・管理し続けるBPMとの違いが試験で問われます。BPRは「抜本的・一度きりの大改革」、BPMは「継続的なサイクル」という対比で覚えると区別しやすいです。
たとえ古い家を部分修理するのではなく、一度取り壊して間取りから建て直す「全面リフォーム」のような抜本的なやり直しです。
記憶フックBPRといえば業務プロセスを抜本的に再構築する改革
業務プロセスを継続的に管理・改善し続ける手法。
BPM(Business Process Management、業務プロセス管理)は、業務プロセスを「設計→実行→評価→改善」のサイクルで継続的に管理し、少しずつ良くし続ける考え方です。一度きりで終わらせず、PDCAのように回し続ける点が特徴です。 抜本的な一度きりの改革であるBPRとの違いが試験の頻出ポイントです。BPR=ゼロからの大改革、BPM=継続的な改善サイクル、と対比で押さえましょう。
たとえ体重を一度だけ大きく落とすのではなく、毎日記録して食事・運動を少しずつ見直し続ける「継続的な体調管理」のようなものです。
記憶フックBPMといえば業務プロセスを継続的に管理・改善するサイクル
定型業務の処理の流れをシステム化した仕組み。
ワークフローは、申請・承認・回覧といった定型業務の処理の流れを、あらかじめ決めた手順に沿ってシステム上で自動的に進める仕組みです。これを実現するソフトをワークフローシステムと呼びます。 例えば経費精算で「申請→上長承認→経理確認→支払」と書類が決まった順路で回るように電子化します。紙やメールで人手でやり取りしていた流れをシステム化し、業務を効率化・可視化する点が試験で問われます。
たとえ書類を「次は誰、その次は誰」と決まった順で回す社内の回覧板を、自動で次の担当者へ送り届けてくれる電子版にしたようなものです。
記憶フックワークフローといえば定型業務の流れをシステム化する仕組み
ソフトウェアロボットが定型作業を自動化する技術。
RPA(Robotic Process Automation)は、人がパソコン上で行う定型的な事務作業を、ソフトウェアロボットが代わりに自動で実行する技術です。データ入力、転記、集計、画面操作などの繰り返し作業を自動化します。 人の判断が不要な決まりきった作業に適し、人手不足の解消や業務効率化に役立ちます。試験では「ホワイトカラーの定型作業を自動化するソフトウェアロボット」という特徴と、AIとは別概念である点を押さえておきましょう。
たとえ毎日決まった手順でこなす単純な事務作業を、24時間文句も言わずに代行してくれる「パソコンの中の作業ロボット」のような存在です。
記憶フックRPAといえばソフトウェアロボットで定型作業を自動化
関連の過去問演習は今後のアップデートで追加予定です。